Você já ouviu falar em Reembolso de Despesas Corporativas?

Os seus colaboradores realizam trabalhos fora do ambiente físico ou da cidade que sedia a sua empresa? Nessa situação, é essencial que a organização arque com os custos desse deslocamento, incluindo alimentação, hospedagem e transporte.

Em casos como esses, as empresas fazem o que chamamos de reembolso de despesas corporativas. Você sabe do que se trata e como é possível realizar esse procedimento? Que tal continuar a leitura e descobrir os detalhes desse processo? Confira!

O que é reembolso de despesas corporativas

As empresas devem arcar com todos os gastos relacionados ao trabalho dos seus colaboradores. Muitas vezes, os seus colaboradores precisam pagar por essas despesas com o próprio dinheiro e, posteriormente, a empresa restitui esse investimento. É isso que chamamos de reembolso de despesas corporativas.

Porém, apesar de parecer simples, esse processo pode ser complexo. Os colaboradores precisam comprovar os seus gastos e a empresa deve analisar se eles estão dentro da sua política de reembolso. Portanto, escolher uma forma eficaz para realizar o reembolso de despesas corporativas é essencial para garantir o bom funcionamento do processo na sua empresa.

Formas de realizar o reembolso de despesas corporativas

Existem diversas formas de realizar o reembolso de despesas corporativas na sua empresa. Veja algumas delas:

Relatórios ou formulários manuais

Nessa forma de realizar o reembolso de despesas, o colaborador deve preencher um formulário ou um relatório de gastos após a viagem ou trabalho externo. Além de detalhar os seus gastos, é necessário que ele anexe os comprovantes e notas fiscais antes de enviar a documentação ao setor financeiro da empresa.

Após o recebimento da documentação, a equipe do setor financeiro analisa se as despesas indicadas estão dentro da política de reembolso da empresa. Por fim, após a aprovação, o colaborador recebe o dinheiro.

Planilhas online

Algumas empresas optam por criar arquivos de planilhas online nas quais os colaboradores colocam os seus gastos com despesas corporativas. Essas planilhas também devem ser enviadas para o setor financeiro da empresa junto aos comprovantes para aprovação.

Softwares e aplicativos

Existem alguns aplicativos e softwares específicos para realizar o reembolso de despesas corporativas. Neles, os colaboradores podem anexar as notas fiscais no momento em que realizar o gasto, evitando a perda dos comprovantes. Também podem enviar em tempo real o gasto para o setor financeiro da empresa. Com isso, não precisam preencher documentos posteriormente.

Importância de uma boa política de reembolso

Ter uma boa política de reembolso é essencial para garantir o bom funcionamento da sua organização. Isso porque o reembolso é um processo obrigatório previsto por lei. Dessa forma, uma política clara e transparente é fundamental para evitar processos e multas por parte do Ministério do Trabalho.

Além disso, a transparência e simplicidade do processo de reembolso de despesas corporativas ajuda a empresa a melhorar a satisfação dos seus colaboradores com a organização. Assim, os seus funcionários passam a confiar mais na empresa, sabendo que o seu gasto será reembolsado pela organização.

Por fim, uma boa política de reembolsos ajuda a empresa no seu controle de gastos. Você consegue fazer uma previsão dos gastos do colaborador em uma viagem ou trabalho e isso evita surpresas para o setor financeiro. Além disso, a prática mantém um acompanhamento do fluxo de caixa mais eficaz e detalhado.

Depois de ler todas essas informações, não deixe de investir em uma boa política de reembolso de despesas corporativas na sua organização. Dessa forma, você melhora o seu planejamento financeiro e reduz o tempo gasto na análise das solicitações de reembolso.

E, se quiser saber mais sobre como melhorar o controle de gastos da sua empresa, leia mais sobre como controlar os gastos do seu cartão de crédito corporativo!

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