Saiba por que organizar as despesas corporativas em centro de custos

Você sabe para onde vai o dinheiro de sua empresa? Quais setores geram mais retorno a partir dos investimentos que você faz? E quais são aquelas atividades que estão gerando gastos desnecessários? Uma organização estratégica do planejamento financeiro da empresa te ajuda a responder a todas essas perguntas.

Existem diversas formas de manter uma boa gestão do dinheiro em sua organização e o centro de custos é uma delas. Entenda agora tudo sobre essa metodologia e quais as principais vantagens que ela oferece para você organizar as despesas corporativas.

O que é o centro de custos?

O centro de custos é uma metodologia criada pela área da contabilidade. Ela ajuda no controle de despesas corporativas através da divisão dos gastos de sua empresa em áreas estrategicamente determinadas.

Para ficar mais claro, pense no centro de custos como a criação de várias pequenas empresas dentro de sua organização. Cada uma delas possui um líder ou gestor responsável por gerenciar os gastos de seu setor de acordo com o orçamento disponibilizado. Esses custos devem estar alinhados tanto às estratégias de sua área quanto às da organização como um todo.

Esse gestor recebe um orçamento pré-determinado pelos responsáveis pela gestão financeira da empresa. Ele deve administrar o dinheiro de forma a cumprir com todas as atividades e gerar os melhores resultados possíveis para a organização.

Além disso, ele deve gerar relatórios para a diretoria-geral sobre os investimentos e gastos realizados para um acompanhamento geral. Isso significa que, apesar de conceder autonomia aos centros de custos, a diretoria de sua empresa deve ter um acompanhamento próximo sobre os gastos de cada um dos centros estabelecidos.

Para que essa metodologia funcione com eficiência, é necessário separar toda a organização em centro de custos. Ou seja, não adianta criar apenas alguns poucos centros de custos e acompanhar o orçamento de outros setores utilizando outra metodologia. Isso porque é possível gerar confusão e erros por parte da diretoria.

Não existe, porém, uma determinação sobre que áreas de sua empresa serão centros de custos. Isso vai depender da organização como um todo e de seu planejamento estratégico.

Entenda agora como definir os centros de custos de sua empresa.

Como definir os centros de custos?

Muitas empresas criam centros de custos de acordo com a divisão departamental de que dispõem. Ou seja, a área de RH vira um centro de custos, separado do marketing, que é outro centro de custos e assim sucessivamente. Porém, essa pode não ser a divisão ideal para sua empresa.

Buscando definir qual a melhor separação a ser feita, é importante levar em conta alguns aspectos. Primeiro, conheça bem a realidade e a segmentação que já existe em sua empresa.

Também leve em consideração seu tipo de produto, de serviço e de organização do trabalho. Se você oferece algum serviço para seus clientes, pode ser que a segmentação por departamentos seja melhor para você. Porém, se você produz algum produto do início ao fim — é o caso de uma indústria, por exemplo —, você pode segmentar por produto, criando um centro de custos para cada um deles.

Já empresas que prestam consultoria, startups ou organizações da área da tecnologia podem separar centro de custos para cada um de seus projetos. Se sua empresa possuir mais de uma filial, pode separar de acordo com a localização também.

Mas, lembre-se de que não existe uma regra clara quando falamos em organização das despesas em centro de custos. O ideal é que seja funcional e simples para, dessa forma, gerar os melhores resultados.

Por que utilizar o centro de custos para organizar as despesas corporativas?

A utilização dessa metodologia gera diversos benefícios para sua empresa. Entenda agora quais são eles:

Autonomia na organização de cada setor

Com a utilização do centro de custos, você dá autonomia para que as áreas gerenciem o orçamento disponibilizado da melhor maneira possível. Com isso, você evita que os gestores tenham que entrar em contato com a diretoria com frequência para que se aprove gastos e investimentos.

Dessa forma, você aumenta a produtividade de sua equipe e agiliza os processos dentro de cada área, já que elas não precisam esperar a aprovação de terceiros para realizar as tarefas que demandam gastos.

Clareza sobre o destino dos gastos 

Ao organizar suas despesas corporativas em centro de custos, você consegue ter uma visão mais global sobre os gastos de sua empresa como um todo. Você ganha clareza sobre para onde está indo seu dinheiro e quais setores demandam mais ou menos investimentos.

Identificação de setores mais e menos rentáveis

Ao ter clareza sobre qual investimento você realiza em cada setor, você consegue mensurar os resultados de maneira mais estratégica. É possível cruzar dados sobre despesas e retorno financeiro que cada uma das áreas gerou para sua empresa em um determinado período de tempo.

Além disso, você pode comparar as despesas com o atingimento das metas ou com os resultado dos KPIs de cada um dos centros de custos. Assim, você consegue identificar aqueles que são mais ou menos rentáveis, ou seja, os que efetivamente transformam seu investimento financeiro em resultados estratégicos e mensuráveis.

Otimização da gestão financeira

A utilização do centro de custos em sua empresa permite maior integração das informações referentes ao fluxo de caixa. Essa metodologia gera dados completos e prontos para serem utilizados nas análises financeiras e de resultados.

Dessa forma, você é capaz de realizar previsões de entrada e saída de recursos em sua organização, controla de forma mais eficaz os reembolsos e consegue planejar de maneira mais realista o setor financeiro. Você também é capaz de identificar falhas na gestão financeira e em setores ou atividades que podem reduzir seus custos.

Com isso, sua gestão financeira ganha em qualidade e se torna mais estratégica, contribuindo para que a organização como um todo alcance suas metas e objetivos estratégicos.

Portanto, a utilização do centro de custos para organizar suas despesas corporativas é uma ferramenta estratégica e extremamente eficaz na garantia da saúde financeira de sua empresa. Entenda a melhor forma de implementar essa metodologia e aproveite os benefícios proporcionados por ela.

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