Política de reembolso: aprenda como aplicar essa estratégia na sua empresa

Já não é incomum funcionários trabalharem fora dos limites da organização, seja em viagens, participando de eventos ou simplesmente agendando reuniões em locais próximos de seus clientes, como cafés e coworkings. Para criar um processo organizado e oferecer aos funcionários estrutura para a entrega de bons resultados é importante definir uma política de reembolso das despesas relacionadas a esses deslocamentos.

Dessa forma, tanto a empresa quanto o colaborador conhece os limites dessa relação, garantindo benefícios para ambos os lados.

Leia o conteúdo, fique por dentro dessa estratégia e saiba como aplicá-la na sua empresa.

O que é política de reembolso

A política de reembolso é uma prática em que a empresa se responsabiliza pelas despesas relacionados à atividades do profissional em meio a uma viagem de trabalho ou deslocamentos em prol da empresa, visando garantir um bem-estar e suporte para uma boa realização dos compromissos.

A política deve expressar de forma clara um conjunto de normas e condutas que conduzirão o processo, incluindo tudo aquilo que poderá ser restituído ou não, valores médios e prazo para restituição. Quanto mais transparente for o processo e suas regras compartilhadas entre todos, mais fácil se dará a gestão da política de reembolso.

Como aplicar uma política eficiente em sua empresa

Para estar em dia com as leis trabalhistas, é importante levar a sério esse processo. Em viagens, é necessário cobrir todos os gastos com deslocamento (combustível e transporte), alimentação, hospedagem e inscrições em eventos. A política pode cobrir também saídas para fechar uma venda, atender um cliente em outra cidade, participação em eventos.

Segundo a lei, como os reembolsos não fazem parte do salário, não é necessário recolher impostos. Caso o funcionário passe mais que a metade dos dias trabalhados no período de um mês, é preciso incluir as despesas como salário e então recolher os impostos.

Veja abaixo as dicas que selecionamos e crie uma gestão organizada.

Mantenha um diálogo aberto

Compreender as necessidades e desafios dos funcionários é o melhor caminho para tornar os processos mais condizentes com a realidade, melhorar a política e ir ajustando de uma forma que fique adequada para ambos os lados.

Para isso, ouça os colaboradores e dê a oportunidade deles expressarem sua visão e sugestões para um melhor andamento do processo. Exerça a liderança dessa comunicação.

Conheça a média de gastos

Oferecer indicações de lugares, fechar parcerias, acordos de fidelidade e direcionar as opções de gastos para o funcionários é uma opção que além de gentil, pode ajudar a prever custos e possibilitar algumas reduções no orçamento final.

Crie mecanismos para controle da política

É fundamental que o funcionário apresente os recibos e notas fiscais referentes aos gastos que precisam ser reembolsados. A empresa pode criar um formulário padrão onde além dos documentos, o funcionário inclui uma descrição detalhada do serviço, visando aprimorar o controle. Por ex.: táxi utilizado no percurso do hotel até local do evento.

Crie um fluxo de reembolso

Deixar claro o período de avaliação, checagem de valores e reembolso do valor gasto pelo financeiro é importante para o funcionário. Além de evitar uma insatisfação por um longo tempo de espera em receber o valor “emprestado”.

Uma ideia é sugerir um valor mínimo para juntar as notas fiscais e preencher o formulário de reembolso, uma data limite para entrega para recebimento do reembolso até o último dia do mês, como por exemplo: submeter até o dia 15 para receber até dia 30.

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