Gestão de despesas corporativas: veja como fazer um relatório de despesas

A gestão de despesas corporativas não é uma tarefa tão complexa quanto parece. Afinal, ela pode ser bastante simples para aqueles que utilizam boas ferramentas e traçam um planejamento bem organizado. Nesse contexto, um relatório de despesas tende a ser de grande auxílio. 

Levando isso em consideração, elaboramos este post com o objetivo de mostrar como fazer uma gestão de maneira fácil, controlando melhor o fluxo de dinheiro interno. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura até o fim!

Escolha a ferramenta correta

Uma gestão de despesas corporativas serve, entre outras coisas, para indicar se uma empresa está financeiramente saudável ou não. Em virtude disso, optar por soluções efetivas é uma medida mais que necessária. 

Uma viagem corporativa, por exemplo, pode ser melhor controlada com o uso de cartões pré-pagos. A elaboração de um relatório também é facilitada pela utilização de planilhas e checklist. Desse modo, é possível recorrer ao Excel, ao Google Drive ou até mesmo contar com o apoio de um software especializado em controle financeiro.  

Identifique as despesas

Mais do que anotar números e valores é imprescindível saber como os gastos aconteceram. Retomando o exemplo das viagens, é recomendável saber quanto foi direcionado às passagens, hospedagem, alimentação e assim por diante. 

Com um cartão empresarial essa tarefa se torna praticamente automatizada, mas também existem outras alternativas para fazer essa verificação adequadamente. Uma ideia bastante útil é segmentar as despesas em grandes categorias, tais como:

  • transporte;
  • operacional;
  • refeição.

Esse tipo de categorização é eficiente no sentido de gerar métricas e índices que podem ser de grande auxílio para as tomadas de decisão na empresa. Portanto, não deixe de fazer essa divisão. 

Calcule todos os gastos

Passados esses dois primeiros passos, é chegada a hora de reunir tudo aquilo que foi gasto. Há a opção de usar planilhas com fórmulas de cálculo aplicadas ou recorrer a programas que desempenhem essa função de modo específico.

Nessa etapa é importante identificar a despesa e relacioná-la a um colaborador responsável. Essa medida ajuda bastante caso haja uma política de devolução em sua instituição. É indispensável que haja total transparência durante esse processo, já que o conflito de dados e informações pode gerar constrangimentos.

Sendo assim, considere procurar por métodos que tornem esse procedimento automatizado e façam uma ligação entre a despesa e o funcionário. Além disso, é possível pensar em estratégias para incentivar os funcionários mais econômicos com premiações, por exemplo. Aqueles que gastam mais podem receber dicas e direcionamentos para diminuírem o consumo.

Faça uma gestão de despesas corporativas otimizada

Um relatório bem estruturado é um instrumento poderoso, já que pode trazer muitos resultados positivos para os gestores, ajudando a contornar medidas ineficazes e custos desnecessários.

Por isso, é fundamental pensar em uma gestão de despesas corporativas otimizada, que reúna o máximo de organização e tecnologia a fim de entregar uma síntese útil e completa de valores, categorias e colaboradores. Dessa forma, também é possível impactar positivamente nas finanças.

Se você gostou deste artigo, aproveite para ler sobre a importância do plano de carreira para um colaborador!

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