Como controlar gastos no cartão de crédito corporativo?

O cartão de crédito corporativo pode ser um aliado na administração de despesas da empresa. Ele evita a circulação de dinheiro e melhora os processos de reembolso, comuns em organizações que realizam gastos frequentes com os funcionários.

Mas, para que seu uso não se torne uma dor de cabeça, é preciso saber gerenciar bem essa ferramenta. Se não for bem controlado, a empresa pode começar a gastar com despesas desnecessárias ou mesmo alheias ao fim corporativo para qual o cartão foi destinado.

Quer saber mais como evitar essas situações? Acompanhe no artigo de hoje!

Deixe claras as políticas de utilização do cartão de crédito corporativo

Esse é o primeiro passo antes de disponibilizar a ferramenta ao colaborador. A política de utilização vai depender do objetivo para qual o cartão é destinado. A forma de uso e circunstâncias, por exemplo, devem estar compatíveis com a função do profissional que portará o cartão.

A empresa é que deve estabelecer os critérios e não o funcionário. Não deixar grande margem de escolha para os gastos é fundamental.

As “regras do jogo” devem ser disponibilizadas a todos os funcionários. Se possível, realize cursos com orientações diretas para aqueles que fazem uso do instrumento no dia a dia. Deixar tudo claro evita problemas futuros.

Defina limites de crédito

Esta dica está relacionada com a orientação anterior. Definir limites de crédito é fundamental para que o colaborador tenha mais controle sobre suas despesas, o que ajuda a empresa a ter maior equilíbrio nas contas finais.

Além de definir um limite de crédito, estabeleça que um aumento desse valor não pode ser feito sem uma comprovação da real necessidade do acréscimo.

Monitore os gastos

Agora que os funcionários estão de posse do cartão — e sabem exatamente como e para quê devem utilizá-lo — é necessário monitorar os gastos que estão sendo feitos.

As operadoras de cartão fornecem informações valiosas para o controle, como o dia no qual foi efetuada a despesa, o valor e o local.

Além disso, solicite recibos aos colaboradores, com justificativa para cada gasto realizado. Eles podem ser anexados em formulário online, por exemplo, com a classificação da circunstância de utilização. Isso facilita auditorias posteriores.

Estabeleça um tempo para que seja feita a comprovação do gasto. No dia imediatamente após o uso, cinco dias depois, ou no mês seguinte. O importante é que o funcionário saiba o prazo certo para a entrega da justificativa.

Utilize um cartão pré-pago

O cartão pré-pago pode ser uma alternativa ao uso do cartão de crédito corporativo, ou utilizado conjuntamente com ele, já que dá maior controle ao gestor sobre seu uso. Isso evita surpresas no fim do mês e dá uma maior sensação de controle ao próprio funcionário.

Vale lembrar que o cartão pré-pago tem uma aplicabilidade ainda mais ampla que o de crédito, permitindo o uso para premiação e recompensa.

O controle de gastos no cartão de crédito corporativo passa pela educação do colaborador, principalmente. É preciso deixar claro que o abuso pode gerar más consequências para a empresa e, até mesmo, ao funcionário.

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